Borrador para revisión de Iván
Recurso gratuito
El mapa de 12 preguntas que hago en cualquier empresa antes de tocar nada.
Son las mismas que uso en un diagnóstico. Respóndelas con honestidad y sabrás si tienes algo que automatizar y por dónde empezar.
Bloque 01 · Tiempo
Dónde se va el tiempo que nadie contabiliza.
Lo repetitivo no duele de golpe: duele cada semana un poco.
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¿Qué tarea repite alguien de tu equipo cada semana y podría describir con los ojos cerrados?
Por qué la hagoLo que se repite igual cada semana es lo primero que se puede automatizar. Y como ya está descrito en la cabeza de alguien, no hay que inventar el proceso desde cero.
Qué te dice la respuestaSi sale una tarea a la primera, tienes un candidato listo para empezar la semana que viene.
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¿Cuánto tarda un dato en ir de donde nace a donde se usa?
Por qué la hagoEntre que algo pasa y alguien lo ve suele haber horas de copiar y pegar. Ese retraso es el que convierte decisiones en corazonadas.
Qué te dice la respuestaSi se mide en días, tu problema no es de herramientas: es de cómo circula la información.
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¿Qué proceso se para cuando una persona concreta está de vacaciones?
Por qué la hagoUn proceso que depende de una persona no es un proceso, es un riesgo. Normalmente esa persona ni siquiera sabe que es el cuello de botella.
Qué te dice la respuestaAhí tienes el punto único de fallo por el que conviene empezar a documentar.
Bloque 02 · Datos
Si los datos no están, no hay IA que valga.
Antes de automatizar hay que saber dónde vive la información de verdad.
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¿Dónde vive la información de tus clientes: en un sistema o en cabezas y hojas de cálculo?
Por qué la hagoLa respuesta marca si se puede construir algo encima o hay que ordenar primero. Casi siempre hay más hojas de cálculo de las que se admiten en voz alta.
Qué te dice la respuestaSi vive repartida, tu primer proyecto es reunirla, no comprar otra herramienta.
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¿Cuántas veces se teclea el mismo dato en herramientas distintas?
Por qué la hagoCada reescritura cuesta minutos y añade un error posible. Es el síntoma más claro de que faltan conexiones entre lo que ya tienes pagado.
Qué te dice la respuestaCuantas más veces, antes se paga sola la integración.
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¿Podrías saber esta tarde cuánto has facturado este mes sin preguntar a nadie?
Por qué la hagoEs la prueba del algodón de si tus datos están vivos o hay que ir a pedirlos. Si tienes que preguntar, el dato existe pero no está disponible.
Qué te dice la respuestaSi la respuesta es no, necesitas ver tus números antes que cualquier automatización.
Bloque 03 · Personas
La tecnología la usan personas. O no la usa nadie.
Aquí es donde se ve qué va a funcionar y qué se va a quedar en el cajón.
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¿Quién usa ya IA en tu empresa y para qué, aunque nadie se lo haya pedido?
Por qué la hagoSiempre hay alguien usándola por su cuenta, y suele ser tu mejor aliado. También te dice qué información puede estar saliendo por la puerta de atrás.
Qué te dice la respuestaTienes a la vez a tus primeros formadores internos y tu primer riesgo de RGPD.
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¿Qué decisión se toma por intuición porque los datos llegan tarde?
Por qué la hagoLa intuición sale cara cuando el número se podía haber mirado. Esta pregunta separa lo que falta medir de lo que ya se mide y nadie usa.
Qué te dice la respuestaCada decisión de esa lista es un caso de uso con retorno medible.
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¿Qué te preguntan tus empleados una y otra vez?
Por qué la hagoLo que se pregunta cien veces es conocimiento que existe pero no está accesible. Suele ser el caso de uso más fácil de ganar.
Qué te dice la respuestaSi se repiten tres o cuatro preguntas, tienes un asistente interno esperando.
Bloque 04 · Dinero
Lo que no se puede poner en euros, no se prioriza.
No hace falta que el número sea exacto. Solo que sea honesto.
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¿Cuánto cuesta una hora del equipo que hace tareas repetitivas?
Por qué la hagoSin ese número no se puede justificar ni descartar ninguna automatización. Y suele estar más a mano de lo que parece.
Qué te dice la respuestaMultiplícalo por las horas de la pregunta 01 y tienes el presupuesto máximo razonable.
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¿Qué error manual te ha costado dinero este año?
Por qué la hagoLos errores caros se recuerdan y se cuantifican mejor que el tiempo perdido. Además señalan el proceso que más urge blindar.
Qué te dice la respuestaEse proceso va primero, aunque no sea el más vistoso.
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¿Qué herramienta pagas y usas a medias?
Por qué la hagoAntes de comprar nada nuevo casi siempre hay licencias pagadas sin explotar. Que no se usen suele ser un problema de diseño o de formación, no de software.
Qué te dice la respuestaAhí tienes presupuesto ya aprobado para financiar los primeros cambios.
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